Datenschutzhinweis für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Information nach Art. 13 DSGVO zur LD Verwaltung · Stand 01.10.2026

Das Wichtigste in Kürze

Wir speichern, wann du arbeitest (Kommen, Pausen, Gehen) und woran (Tagesbericht). Die Arbeitszeit aufzuzeichnen, schreibt das Gesetz vor.
Wir überwachen weder Bildschirm noch Tastatur noch deinen Standort.
Krankmeldungen sieht nur Kathrin Leuschner. Kolleginnen sehen im Kalender an dem Tag nur „abwesend“.
Deine Daten liegen in Rechenzentren in der EU.

1. Wer ist verantwortlich?

Leuschner Digital GmbH, Weimarer Weg 10, 32339 Espelkamp, vertreten durch die Geschäftsführer Torben Leuschner und Kathrin Leuschner. E-Mail: info@leuschnerdigital.com. Ansprechpartnerin für alle Fragen zum Datenschutz ist Kathrin Leuschner.

2. Welche Daten, wofür und auf welcher Grundlage?

Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefon (freiwillig), Wochenstunden, Arbeitstage, Urlaubsanspruch, Eintrittsdatum. Zweck: Durchführung deines Arbeitsverhältnisses. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Arbeitszeit: Beginn, Ende und Pausen jedes Arbeitstags. Jede Stempelung wird unveränderbar gespeichert. Korrekturen gehen nur mit Grund und werden mit Zeitpunkt und Person protokolliert; du siehst sie. Zweck: gesetzliche Aufzeichnungspflicht (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 MiLoG, BAG vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21), Lohnabrechnung und Nachweis deiner Arbeitszeit. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.
Tagesbericht: Woran du wie lange gearbeitet hast (Tätigkeit, Dauer, Stichpunkte). Zweck: Arbeitsorganisation, Nachweis der geleisteten Arbeit, Zuordnung zu Projekten und Kostenstellen, Abrechnung gegenüber Kunden. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Kostenzuordnung zusätzlich lit. f (unser berechtigtes Interesse an einer richtigen Kostenrechnung).
Erinnerungen: Fehlt für einen Arbeitstag die Zeit oder der Tagesbericht, erinnert dich das System jeden Morgen, bis er nachgetragen ist. Die Geschäftsführung sieht, welche Tage offen sind. Das System weist außerdem auf fehlende Pausen oder zu lange Arbeitstage hin. Das sind nur Hinweise, keine automatischen Entscheidungen.
Urlaub und Abwesenheiten: Anträge, Zeiträume und Entscheidungen. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Krankmeldungen: Zeitraum und, wenn du sie hochlädst, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Das sind Gesundheitsdaten. Nur Kathrin Leuschner sieht sie, sie liegen in einem eigenen, getrennten Speicher. Grundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz.
Aufgaben und Kunden: Aufgaben, Kommentare und Kundennotizen, die du im System anlegst oder bearbeitest. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Belege: Fotos oder PDFs von Quittungen und Rechnungen, die du hochlädst. Zweck: Buchhaltung und Erstattung von Auslagen. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO (§ 147 AO, § 257 HGB).
Anmeldung und Sicherheit: E-Mail-Adresse; bei der Anmeldung mit Face ID oder Fingerabdruck der öffentliche Schlüssel deines Geräts und eine grobe Gerätebezeichnung (zum Beispiel „iPhone“); Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Dein Gesicht oder deinen Fingerabdruck bekommen wir nie zu sehen, das bleibt auf deinem Handy. Meldest du dich mit einem Code per Mail an, schicken wir ihn über Cloudflare an deine Firmenadresse; gespeichert werden dafür nur Prüfwerte von Code und Link, der Zeitpunkt und eine verschlüsselte Kurzform deiner IP-Adresse gegen Missbrauch. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Schutz des Systems).
Technische Protokolle: Bei jedem Aufruf verarbeitet unser Dienstleister Cloudflare IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Browserkennung, um den Dienst sicher zu betreiben. Diese Protokolle werden nach wenigen Tagen gelöscht. Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Was wir nicht tun

Keine Überwachung von Bildschirm, Tastatur, Maus oder Standort, keine heimlichen Aufzeichnungen und keine automatisierten Entscheidungen über dich im Sinne von Art. 22 DSGVO.

4. Wer sieht deine Daten?

Du selbst: deine Zeiten, Berichte, Anträge und alle Änderungen daran.
Die Geschäftsführung (Torben und Kathrin Leuschner): Personaldaten, Zeiten, Berichte und Anträge. Krankmeldungen nur Kathrin Leuschner.
Kolleginnen: deinen Namen, im Teamkalender deinen Urlaub und Termine außer Haus (eine Krankmeldung nur als „abwesend“, ohne Grund) sowie Aufgaben und Kommentare, an denen ihr gemeinsam arbeitet.
Dienstleister in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO): Cloudflare für Betrieb, Datenbank und Speicher. Google nur, wenn du dich mit einem Google-Konto anmeldest.
Steuerberatung und Buchhaltung: für die Lohnabrechnung (Arbeitszeiten, Abwesenheiten) und für Belege. Sie sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und arbeiten in eigener Verantwortung (§ 11 StBerG).
Behörden, wenn das Gesetz es verlangt, zum Beispiel der Zoll bei einer Prüfung nach dem Mindestlohngesetz oder die Rentenversicherung bei einer Betriebsprüfung.

5. Übermittlung außerhalb der EU

Die Daten dieses Systems liegen in Rechenzentren in der EU. Cloudflare, Inc. hat seinen Sitz in den USA. Soweit Cloudflare für Betrieb oder Sicherheit dennoch Daten in die USA übermittelt, ist das durch das EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023) und Standardvertragsklauseln abgesichert.

6. Wie lange speichern wir?

Arbeitszeiten und Tagesberichte: mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 Abs. 1 MiLoG). Soweit sie Grundlage der Lohnabrechnung sind, bis zum Ende der steuerlichen Aufbewahrungsfrist (§ 41 EStG).
Belege: so lange, wie Handels- und Steuerrecht es verlangen (§ 147 AO, § 257 HGB).
Krankmeldungen: bis sie für Entgeltfortzahlung und Lohn nicht mehr gebraucht werden, in der Regel drei Jahre nach Ende des Kalenderjahres (Verjährungsfrist, § 195 BGB).
Anmeldung: Sitzungen 14 Tage; Anmeldecodes per Mail 24 Stunden; Gerätezugänge, bis sie entzogen werden oder dein Arbeitsverhältnis endet.
Nach deinem Ausscheiden wird dein Zugang sofort gesperrt. Die übrigen Daten löschen wir, sobald keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht.

7. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21). Wende dich dafür an Kathrin Leuschner. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

8. Musst du die Daten angeben?

Die Arbeitszeit müssen wir aufzeichnen, das ist gesetzlich vorgeschrieben. Die Stammdaten brauchen wir, um dein Arbeitsverhältnis durchzuführen. Die Telefonnummer ist freiwillig.